Wat brengt het Succesbeheer Traineeship mijn organisatie?
Leon Harmsen, Succesbeheer Trainer:
‘Werken aan de bagage en power om zelfredzaam te zijn’
Het belangrijkste wat je moet weten
Het is belangrijk te beseffen dat de aanschaf van software slechts een onderdeel van de businesscase is. Als je als management of directie het hoogste rendement op investeringen in AFAS wilt halen, zijn er een paar basisvoorwaarden. Het goed inrichten van processen staat bovenaan de lijst van die voorwaarden om maximaal te profiteren van de functionaliteit die de software biedt. En daarbij ben je als organisatie het liefst niet afhankelijk van een externe partij, zelfs niet van de leverancier van de software. Een Succesbeheerder binnen je organisatie is daarom onmisbaar.
Iedereen profiteert
Met een AFAS Succesbeheerder in huis weet je als organisatie dat de gestelde doelstellingen sneller en tegen lagere kosten gerealiseerd worden. Maar ook dat gaat niet vanzelf. Een Succesbeheerder moet niet alleen weten wat er met de software kan, maar moet ook de omgeving zelfstandig en in goed overleg – met het management en collega’s – kunnen inrichten en optimaliseren. De Succesbeheerder brengt in kaart waar de organisatie behoefte aan heeft en waar de prioriteit op bepaalde momenten ligt. Op die manier profiteren de organisatie en alle medewerkers maximaal van de software. En is het rendement gewaarborgd, nu en in de toekomst.
Een hoge ROI
Het is dus zaak om ook in het AFAS beheer te investeren. Succesbeheer vraagt echter meer dan alleen kennis van de software. Daarom biedt het Succesbeheer Traineeship alles wat een beheerder tot een Succesbeheerder maakt. Trainees worden ondergedompeld in de AFAS wereld en hebben directe toegang tot alle beschikbare kennis en ervaring. Met hun eigen case bouwen ze razendsnel praktijkkennis op, die ze vervolgens direct in hun organisatie toepassen. Zo is alles wat trainees leren meteen effectief. Ze kennen de software, durven te optimaliseren en nemen de organisatie mee in dit veranderproces. Hierdoor is het Traineeship een eenmalige investering met een hoge ROI.
Dubbele winst
Het Succesbeheer Traineeship is een cruciale factor om bedrijfsdoelstellingen te behalen en te blijven realiseren. Hiermee leggen Succesbeheerders de basis om zelfstandig de meerwaarde van de software binnen je organisatie te benutten en daarmee strategische doelen te halen. Het rendement van het Traineeship én de Succesbeheerder wordt bovendien verhoogd doordat je organisatie minder afhankelijk is van externe consultants. Dubbele winst dus.
Na het lezen van dit magazine heb je antwoord op de onderstaande onderwerpen:
De rol van de Succesbeheerder
De 4 superkrachten van een Succesbeheerder
Het Succesbeheer Traineeship
Alle details over het Traineeship op een rij
Uitleg van de case & voorbeelden
Reino Petrona, CIO bij RDOG Hollands Midden
Leon Harmsen, Trainer Opleidingen bij AFAS
Starten met het Succesbeheer Traineeship Caribbean Style?
Succesbeheer is echt gaan leven!
Binnen, maar vooral ook buiten AFAS
Succesbeheer is echt gaan leven. Binnen maar vooral ook buiten AFAS, waar al 700+ organisaties een Succesbeheerder hebben opgeleid. De rol van Succesbeheerder wordt steeds belangrijker bij klanten van AFAS.
De AFAS Beheerder is degene die misschien niet meteen de beslisser was toen er gekozen werd voor AFAS. Maar hij of zij is uiteindelijk wel beslissend in hoe een organisatie werkt met de software en wat dat oplevert. Met een Succesbeheerder in je eigen organisatie ben je minder afhankelijk van consultants van AFAS of van partners, en haal je toch het beste uit onze software. Iemand die sterk in zijn of haar schoenen staat zorgt ervoor dat collega’s prettiger kunnen werken, dat er innovatie plaatsvindt en dat je bovendien niet afhankelijk bent van leveranciers.
Wanneer je zelf zoveel mogelijk AFAS kennis in huis hebt, is je organisatie veel wendbaarder en bespaar je tijd en geld. Belangrijker is misschien nog wel dat de collega’s merken dat de processen soepel verlopen, dat scheelt een hoop irritatie. En dat is precies waarom wij de rol van Succesbeheerder zo graag onderstrepen. Succesbeheerders zijn allesbehalve standaard applicatie- of functioneel beheerders. Het zijn superhelden die met hun kwalitatieve kennis praktische problemen in een organisatie aanpakken. Dat is de basis om optimalisatiekansen te signaleren en concrete oplossingen te bieden.
Op onze Succesbeheerportal hebben we de afgelopen jaren veel artikelen, tips, verhalen en andere content gedeeld om de beheerder verder te helpen en beter te worden. Later volgden de Dag van de AFAS beheerder en nu ook het Succesbeheer Traineeship.
De Succesbeheerder staat op de kaart. Ontdek hoe investeren in het Succesbeheer Traineeship ook jouw organisatie helpt om de meerwaarde van AFAS te blijven vergroten.
Wist je dat de termen Succesbeheerder of AFAS Beheerder steeds vaker opduiken in vacatureteksten? Kijk maar eens rond op LinkedIn!
De superkrachten van de AFAS Beheerder
“Met productkennis, soft skills en de durf om de plek in te nemen, maakt de Succesbeheerder zichzelf en het bedrijf succesvoller”
In de afgelopen jaren hebben we ontdekt dat de kenmerken van een goede AFAS Beheerder op te splitsen zijn in vier belangrijke onderdelen, ofwel superkrachten. En het mooiste van deze superkrachten is dat ze voor het grootste gedeelte aan te leren zijn. Wat voor superheld kan jouw AFAS Succesbeheerder zijn voor je organisatie en wat is daarvoor nodig?
Energie
Hoe de beheerder het beheer van AFAS invult, kan nogal verschillen. Is het de hoofdtaak, of doet hij of zij het erbij? Ook als dat laatste het geval is, kan de beheerder er een succes van maken. Voorwaarde is wel dat de Succesbeheerder energie krijgt van zijn werk en de motivatie heeft om door te zetten. Ook als het net iets anders gaat dan verwacht.
Kennis
Hoe meer de beheerder van AFAS weet, hoe beter zijn of haar vaardigheden uit de verf komen. Maar niet alleen kennis van het eigen werk en de software van AFAS is noodzakelijk. Begrijpen wat collega’s doen, waarom ze dat doen en hoe processen zijn ingericht, is zeker zo belangrijk.
Organisatie
Vanuit de organisatie krijgt de beheerder te maken met beperkingen zoals onvoldoende budget, tijd en prioriteit. Maakt jouw organisatie het de beheerder makkelijk, of juist niet? En hoe verwerft de beheerder zijn of haar plekje? Zit de AFAS beheerder op de bovenste verdieping naast de bezemkast? Of vervult deze letterlijk en figuurlijk een centrale positie in de organisatie.
Netwerk
Beheerder van AFAS zijn is een unieke functie in jouw organisatie. Maar dat hoeft niet te betekenen dat hij of zij er alleen voor staat. Door intern en extern relaties te bouwen, raken anderen betrokken bij de resultaten van de inspanningen van de beheerder. En op die manier worden die resultaten alleen maar beter!
Uit onderzoek van AFAS bleek dat 61% van de Succesbeheerders aangeeft dat zijn of haar netwerk buiten de organisatie nog beter kan.
Succesbeheer Traineeship
Alles over het Traineeship: meer slagkracht en minder kosten
Het Succesbeheer Traineeship maakt van AFAS Beheerders échte Succesbeheerders. Dat is voor ons veel meer dan iemand die de applicatie beheert. Een Succesbeheerder zorgt niet alleen dat de software van AFAS probleemloos draait. Hij of zij helpt jouw organisatie het maximale rendement uit de software te halen.
Dat betekent ook initiatief nemen voor vernieuwing en samen met collega’s optimalisaties inzetten en uitvoeren. En met een goed opgeleide Succesbeheerder in huis, hoef je minder consultants van AFAS of partners in te huren om dingen voor elkaar te krijgen. Kortom, meer slagkracht en minder kosten.
Duik in de details
Dit moet je weten over het Traineeship
Met het Succesbeheer Traineeship krijgen ervaren en onervaren AFAS Beheerders in een groep van maximaal 12 deelnemers de handvatten om hun beheerrol goed in te vullen. Een compleet aanbod met kennis van de software en alle mogelijkheden, én de vaardigheden om veranderingen succesvol te laten landen. Om de meerwaarde van het Traineeship te vergroten, staat de praktijk van een organisatie centraal. Een bedrijfsspecifieke case is de rode draad van het traject. Trainees gaan in de eigen bedrijfsomgeving aan de slag. Ze richten nieuwe functionaliteit of workflows in of optimaliseren een bestaand proces. Op die manier bouwen ze direct ervaring op met workflows, autorisatie en ons CMS voor intranet en portals: In- en OutSite. De organisatie profiteert zo van een concreet product, waarvoor geen externe consultant nodig is. Twee vliegen in één klap!
De case biedt de kans de functionaliteit van de software van AFAS zo goed mogelijk te leren kennen. Daarnaast zijn er uitgebreide mogelijkheden om cursussen te volgen, inspiratiesessies bij te wonen en andere extra’s in te plannen. Iedereen bij AFAS is betrokken bij het Traineeship en levert hier een bijdrage aan. Dat varieert van een presentatietraining door Herman Zondag, onze Directeur Customer Experience, tot een kijkje in de keuken door de specialisten van ons eigen AFAS Procesbeheer. Ook onze Succesmanagers staan altijd klaar om Succesbeheerders op weg te helpen. Naast alle hulp van AFAS-medewerkers hebben trainees van één maand voor tot zes maanden (!) na het Traineeship toegang tot al ons cursusmateriaal en een demo-omgeving om de cursussen in uit te werken.
Om zo veel mogelijk uit het Traineeship te halen vragen we trainees – in overleg met hun management – een bedrijfsspecifieke case voor te bereiden. Deze praktijkcase biedt de kans om met de software van AFAS een proces binnen de organisatie te automatiseren. Bovendien zorgt de case voor focus tijdens het Traineeship. Onze software heeft bijna oneindig veel mogelijkheden. Dit maakt het heel verleidelijk om álles te willen weten. Dat lukt niemand in 4 weken.
Zoals gezegd doet een Succesbeheerder meer dan puur beheer. Daarom is er ruime aandacht voor soft skills. Dit is een breed thema dat we concreet maken met presentatietraining en sessies over omgaan met weerstand en verandering. Een Succesbeheerder krijgt sowieso met deze aspecten te maken en dat vraagt een goede voorbereiding. Want een proces kan nog zo mooi ingericht zijn, als medewerkers er niet mee (willen) werken levert het alsnog niets op. Behalve heel veel werk dan.
Uit ervaring weten we dat het verstandig is een case te kiezen waarmee je een heel proces van A tot Z inricht. Maak vooral een lijst met leerdoelen en check of deze allemaal in de case zitten. In een complete case komen alle onderdelen, zoals workflows, autorisatie en In- en/of OutSite goed aan bod. Dit biedt overzicht en maakt de onderlinge verbanden duidelijk. Als de trainee de software al wat beter kent, is het ook mogelijk een aantal kleine cases te kiezen om kennis uit te breiden of te verdiepen. Of een trainee nu ervaren of onervaren is: stel duidelijke leerdoelen om in ontwikkeling te blijven.
Het programma
- 4 weken lang werken de deelnemers in Nederland, aan de hand van een bedrijfsspecifieke case aan hun AFAS-kennis. De trainee neemt een eigen case mee. Geen case? Dan denken we graag mee.
- De focus ligt vanuit AFAS op de uitdagende onderdelen: workflows, autorisatie en In- en OutSite.
- De deelnemers krijgen van 1 maand vóór de start tot 6 maanden na het afronden van het Traineeship volledige toegang tot al ons cursusmateriaal.
- 1 maand vóór tot 6 maanden na het Traineeship is ook een demo-omgeving beschikbaar voor cursussen en om dingen uit te proberen.
- Een compleet aanbod inspiratiesessies over hoe AFAS met de software werkt. Een blik op onze autorisatie, connectoren, styling van je In- en Outsite, workflows en de template.
- Naast het vaste programma is er alle ruimte voor extra sessies op maat. Hoe meer initiatief de trainees nemen, des te meer ze te weten komen!
- Inspiratiesessies om soft skills te verbeteren zoals “Omgaan met weerstand en verandering” en ”Leren presenteren”.
- Professionele ondersteuning van AFAS-medewerkers.
Wat krijg je bij het Traineeship?
- Toegang tot al ons cursusmateriaal.
- Eigen online demo-omgeving.
- Begeleiding door ervaren AFAS-medewerkers.
- Eigen AFAS-buddy.
- Soft- en hardskills sessies.
- Mogelijkheid tot aanvragen extra sessies.
- Ingericht proces in eigen omgeving (+/- 6 consultancydagen).
- Netwerk opbouwen binnen en buiten AFAS.
- Meer kennis binnen de organisatie leidt tot minder kosten voor externe consultants.
- Inclusief lunch en eventueel diner op de werkdagen.
- Twee consultancydagen met een consultant.
- Inspiratiedag met kennissessies, inspiratiesessies en/of softskill sessies.
- Twee vrij in te delen dagen: op deze dagen werken de Trainees aan hun case, kunnen ze extra sessies/gesprekken plannen, of een cursus volgen.
- Buddymomenten.
Wat is een consultancydag?
Dit is een dag dat de Succesbeheerders samen met de consultant aan de slag gaan. Ze krijgen hulp met de inrichting van hun case, maar kunnen ook extra uitleg over bepaalde onderwerpen krijgen.
Hoe groot is een groep?
Een groep bestaat uit minimaal 6 en maximaal 12 trainees.
Klanttevredenheid omhoog met het Succesbeheer Traineeship
Jaarlijks voert AFAS een klanttevredenheidsonderzoek onder al haar klanten. Hieruit blijkt dat klanten die een Succesbeheer Trainee hebben (gehad) nog meer tevreden (NPS +15) zijn met AFAS dan klanten zonder trainee (NPS +13). Ook geven organisaties met Trainee aan dat ze meer uit de software kunnen halen en dat de software hen helpt om beter te ondernemen.
Cases & voorbeelden
“Je leert er anders door denken”
Om zo veel mogelijk uit het Traineeship te halen vragen we de trainees om een bedrijfsspecifieke case voor te bereiden. Zo kunnen zij de vers opgedane kennis direct in de praktijk brengen. Dit houdt in dat jouw medewerker een proces binnen jouw organisatie gaat automatiseren tijdens het Succesbeheer Traineeship. Daarnaast helpt de case de trainees focus te houden. Het is namelijk heel verleidelijk om álles te willen weten van Profit, maar dat lukt niemand in een maand.
Aan wat voor cases moet je denken?
Bij een case kan je bijvoorbeeld denken aan de inrichting of optimalisatie van volgende processen:
Voorbeelden van cases
Johan Cuppens van Stichting Vitalis Woonzorg Groep gebruikte zijn Traineeship om een intern ticketingsysteem op te zetten. Hij richtte zich hierbij voornamelijk op het ICT-vlak. Denk hierbij aan het aanvragen van een vergeten wachtwoord, storingen melden, hardware aanvragen of autorisatie-aanvragen insturen om meer rechten te krijgen binnen de software. Door dit systeem raakt de afdeling niet ondergesneeuwd met mailtjes en allerlei losse aanvragen. Alle vragen worden vastgelegd en andere medewerkers kunnen hier ook in zoeken. Zo hoef je het wiel niet elke keer opnieuw uit te vinden en heb je altijd overzicht!
Roel Clevers van de ICS Groep B.V. richtte tijdens zijn Traineeship het complete proces van werving en selectie in. De implementatie bij ICS kreeg tijdens het Traineeship vorm. Dit proces beslaat alle stappen van het aanmaken van de vacature op InSite en het opzetten van de Werkenbij op OutSite tot het aannemen van de sollicitant.
Gary van Koeverden van het Jeroen Bosch Ziekenhuis pakte het inkoopproces op als case. Hiermee kunnen de medewerkers inkoopaanvragen insturen die afhankelijk van de kosten van deze aanvraag via een procuratieschema verschillende wegen bewandelen. Dit proces wordt zo maximaal geautomatiseerd. De aanvragen worden waar het kan automatisch goedgekeurd en als er nog mensen naar moeten kijken, komt de aanvraag automatisch bij de goede manager terecht.
Als je een goede indruk op een nieuwe medewerker wilt maken, is dit een superbelangrijk proces. Als iemand op de eerste dag aan de slag gaat, moet alles op orde zijn. Dus een welkom met een laptop met de juiste software, de juiste autorisatie én een mooie bos bloemen op zijn of haar bureau. Zorg dus dat het onboardingproces strak staat ingericht. Zo weet je zeker dat er bij de relevante afdelingen signalen binnekomen voordat er een medewerker start. Kortom, alles om een goede start te maken.
Een case bedenken
De case is de rode draad tijdens het Traineeship. Wij adviseren om een case te kiezen waarbij de trainee een heel proces van A tot Z inricht. Dit om te zorgen dat de verschillende onderdelen als workflows, autorisatie en In- en/of OutSite aan bod komen. Op deze manier worden de onderlinge verbanden duidelijk. Het is verstandig vooraf een lijstje te maken met zaken die trainees graag willen leren en dan te kijken of de case hierin kan voorzien.
Als jouw medewerker al wat meer van onze software kent en er binnen de organisatie een aantal kleine cases liggen op gebieden waar jouw medewerker meer kennis van wil opdoen, dat is natuurlijk ook helemaal goed. Zolang er een duidelijk leerdoel is en de trainee tijdens het Traineeship geen dingen oppakt die hij of zij al beheerst. Want dat is zonde van de tijd!
“Je hebt alle beschikbare AFAS kennis letterlijk onder de knop”
Arjen Baatje (AFAS Succesbeheerder, destijds bij Beelen)
Toen Arjen Baatje bij Beelen begon als AFAS Beheerder was al duidelijk dat hij het Succesbeheer Traineeship zou gaan volgen. “Ik kwam uit een andere sector. En hoewel ik zeer geïnteresseerd ben in automatisering en bedrijfsprocessen, had ik geen concrete AFAS-ervaring. Gelukkig is Beelen een innovatief bedrijf met een sterke no-nonsense cultuur. Zij kozen voor mijn enthousiasme en positieve instelling. De eerste negen maanden heb ik hard gewerkt aan mijn basiskennis, hierdoor kon ik tijdens het Succesbeheer Traineeship meer de diepte in.”
AFAS is geen onbekende voor Arjen
AFAS is niet helemaal onbekend voor Baatje. “Ik ken AFAS en de cultuur omdat mijn vrouw er werkt. Daarom was ik eigenlijk op voorhand al fan.” Met de software zelf was hij minder bekend. Hoewel Beelen al jaren AFAS gebruikt, was Baatje bij zijn start de enige beheerder. “Er waren wat wisselingen geweest waardoor er wat achterstand was. Bij binnenkomst had ik dus meteen flink wat op mijn bord. Na de recente implementatie van een extra AFAS omgeving bleek dat de autorisatie niet op orde was. Dat was een pittig begin voor iemand zonder echte AFAS ervaring.”
Investeren in beheer én kennis
Beelen gebruikt bijna alle modules van AFAS en investeert bewust in beheer, kennis en optimalisatie. Als duurzame aannemer in de sloopsector en recyclaar van bouw- en sloopreststromen en afvalverwerker is innovatie cruciaal. “Het is de belangrijkste drijfveer en gaat hand in hand met digitalisering”, geeft Baatje aan. “ICT en automatisering spelen een sleutelrol in de bedrijfsvoering. Het Succesbeheer Traineeship gaf me de kennis en vaardigheden om hier 100 procent aan bij te kunnen dragen.”
Kennis en informatie gewoon delen
Baatje ging niet onvoorbereid aan de slag. “Ik heb me voor de start van het Traineeship goed ingelezen en heb heel wat webinars gekeken. Het is heel prettig dat AFAS transparant is en alle kennis en informatie gewoon deelt.” Helaas viel zijn Succesbeheer Traineeship midden in de coronatijd. “Voor mijn Traineeship was het wel een gemis dat we niet fysiek zijn ondergedompeld in de AFAS-wereld. Juist de gastvrijheid en de manier waarop je in Leusden in de watten wordt gelegd, is volgens mij uniek.”
Snel de diepte in
De digitale versie deed niets af aan het enthousiasme waarmee Baatje en zijn mede-trainees ontvangen zijn. “Alle kennis die de mensen van AFAS hebben, willen ze dolgraag met je delen. Je hebt letterlijk alle beschikbare kennis onder de knop. Iedereen is toegankelijk, van de schoonmakers tot aan CEO Bas van der Veldt. Met je buddy en de succesmanagers kun je ook heel snel de diepte ingaan. Zij kennen de software en weten hoe die bij andere organisaties gebruikt wordt. Hierdoor kun je altijd sparren en profiteren van hun ervaringen.”
De link met de praktijk is zeer belangrijk voor Baatje en de case speelt daarin de hoofdrol. Hij had een case waar CRM centraal stond en wilde het forecastingproces bij Beelen opzetten. Dit gaat over het inrichten van het gehele traject voordat een klant echt een klant is. “Het forecastingproces voor prospects is een belangrijke trigger voor andere processen. Als een prospect klant wordt, volgt de onboarding en aan het eind van het traject een factuur.” Voor de inrichting van zijn case werkte hij in wekelijkse sprints samen met de salesafdeling. “We werkten elke week een paar uur en koppelden daar concrete acties aan ideeën. Dan ging ik aan de slag in AFAS en bespraken we de week erop het resultaat. Zo was er elke week weer een concreet resultaat.”
Door het Traineeship ben ik goed voorbereid om duidelijk aan te geven wat er allemaal met AFAS kan en hoe we processen slimmer kunnen inrichten.
Arjen Baatje
Echt meters maken
Het eindresultaat is de implementatie van meerdere workflows in AFAS, waarvan de workflow ‘Nieuwe prospect’ en ‘Offerte’ de belangrijkste zijn. Hiermee kunnen zijn collega’s via InSite makkelijker gegevens vastleggen, die ze later in het proces ook kunnen benutten. “Het doel is om meer informatie over prospects op een logische manier in AFAS vast te leggen. Voorheen werden contactmomenten nauwelijks geregistreerd. Door dit nu centraal te doen, kan iedereen er gewoon bij. We maken duidelijk de shift van Profit naar InSite en dat werkt gewoon prettiger voor mijn salescollega’s. Dit is een continu proces, waarmee ik tijdens het Traineeship echt meters heb gemaakt. Het is nu een kwestie van verder uitbouwen.”
Blijven fine-tunen
De manier waarop Baatje zijn case heeft aangevlogen, past perfect bij hoe hij zijn rol als AFAS Beheerder wil invullen. “De business is leidend en als beheerder denk ik mee. Als zij hun wensen aangeven, kan ik deze vertalen naar de juiste functionaliteit. Door het Traineeship ben ik goed voorbereid om duidelijk aan te geven wat er allemaal met AFAS kan en hoe we processen slimmer kunnen inrichten.” Het project met de salesafdeling onderstreept dat deze aanpak werkt. “Samen met de testgroep zorgen we nu dat alles goed werkt bij de livegang. Op die manier zorgen we samen voor een snelle acceptatie en kunnen we ons daarna snel richten op de verdere doorontwikkeling.”
“Bewust investeren in AFAS beheerders die stevig in hun schoenen staan”
Reino Petrona (CIO bij RDOG Hollands Midden)
RDOG Hollands Midden koos jaren geleden al voor AFAS. Het rendement van de software bleef echter achter bij de verwachtingen. Daarom nam de organisatie een drastisch besluit: een complete herinrichting. Reino Petrona: “We doen een harde reset om op termijn betere resultaten te behalen. We investeren opnieuw in AFAS en willen waarborgen dat we de software optimaal benutten. Investeren in AFAS beheerders met praktische kennis die stevig in hun schoenen staan is daar een logisch onderdeel van.”
Waarom was RDOG niet succesvol met AFAS?
Het verbaasde Petrona dat veel organisaties succesvol zijn met AFAS. Waarom RDOG dan niet? De historie had hierin een grote rol. Na een fusie werkten de organisatie eigenlijk met twee losse omgevingen. Hierdoor sloot de software niet goed aan bij de processen van RDOG. Ook het beheer was complex en tijdrovend, en door capaciteitsgebrek had RDOG hoge kosten voor externe consultants. Het was tijd voor een koerswijziging.
De standaard als uitgangspunt
“Om met het verleden te breken, was de standaard het uitgangspunt bij de herinrichting”, zegt Petrona. “Het systeem is leidend, niet de processen. We blijven dichtbij de best practices van AFAS. Ook als dat betekent dat we werkprocessen moeten aanpassen.” De herinrichting werd gedoopt tot ‘het Apollo project’. Een verwijzing naar de Amerikaanse maanmissie. Het project is namelijk ‘one small step for AFAS and a giant leap voor RDOG’.
Beheer goed voorbereiden
AFAS Beheerders spelen een sleutelrol tijdens en na de herinrichting. Ook op dit gebied ging RDOG een nieuwe fase in. Het is volgens Petrona logisch dat zij goed voorbereid moeten zijn op hun taak. “In het verleden was het beheer een uitdaging. Door capaciteitsgebrek moesten we veel externen inhuren. Hierdoor waren we minder flexibel en liepen de kosten op. Dat wilden we oplossen door iemand aan te nemen. Externe werving lukte echter niet. Het is lastig in de markt een ervaren AFAS Beheerder te vinden. Toen zijn we intern gaan kijken en vonden we twee geschikte kandidaten in Maikel van Meurs en Ria Pieck.”
Het systeem is leidend, niet de processen. We blijven dichtbij de best practices van AFAS
Reino Petrona
Snel praktijkkennis opbouwen
De keuze voor een herinrichting stelde hoge eisen aan het AFAS beheer. Omdat RDOG meer wilde dan pure kennis van de software en de functionaliteit, viel de keuze niet op een verzameling cursussen uit het opleidingsaanbod. Petrona legt uit: “Eerlijk gezegd paste het Succesbeheer Traineeship in aanvang niet in het opleidingsbudget, maar we hebben er toch voor gekozen. Het Traineeship biedt onze mensen de kans om snel veel praktijkkennis op te bouwen. Extra voordeel is dat ze alles wat ze leren meteen kunnen toepassen in hun eigen praktijk.”
Een wisselwerking in gang zetten
Een volledige herinrichting heeft veel impact in de organisatie. “Iets wat mensen al jaren normaal vinden, moeten ze nu anders gaan doen”, geeft Petrona aan. “Dit stelt andere eisen aan onze beheerders. Zij moeten niet alleen de applicatie beheren en optimaliseren, maar ook in de organisatie durven zeggen dat mensen hun manier van werken moeten aanpassen. Dat is soms een lastige boodschap. Voor ons als afdeling Informatievoorziening is de klant dus niet per se koning. Natuurlijk is het onze taak om de business te ondersteunen en service- en klantgericht te zijn. Maar de business moet ons ook goed gebruiken. Dat moet een wisselwerking zijn. Als dat lukt, maken de nieuwe processen het werk van collega’s veel effectiever.”
Jouw Succesbeheerder pakt zijn rol
Als Succesbeheerder komen mensen vanuit de gehele organisatie bij hem of haar terecht. Enerzijds is jouw Succesbeheerder dé inspiratiebron wanneer het op efficiënter en fijner werken aankomt. Anderzijds is hij of zij soms, hoe oneerbiedig ook, het afvoerputje van (IT-)problemen die vervolgens op hun bordje worden geschoven. In het Traineeship leert jouw Succesbeheerder hiermee om te gaan. Meer weten over die rol? Lees het hier
Roadmap vormgeven
Momenteel ligt de focus van de AFAS Beheerders nog bij het afronden van het Apollo project. Maar ook daarna blijven de Succesbeheerders belangrijk. “Zij weten wat er allemaal kan met AFAS en kunnen dat vertalen naar de processen in onze organisatie. Het is de bedoeling dat zij de roadmap voor de komende jaren vormgeven en collega’s altijd de beste AFAS-ervaring bieden, gevraagd en ongevraagd. Als je weet waar je over praat, kun je zo nodig met vertrouwen de confrontatie aangaan. Het is daarom zeker waardevol dat in het Traineeship naast kennis ook soft skills aan bod komen.”
Het gesprek aangaan
Over de ROI van het Succesbeheer Traineeship is Petrona duidelijk: “We hebben nu twee beheerders die goed getraind zijn voor hun rol. Ze kennen AFAS en weten wat de mogelijkheden voor RDOG zijn. Hierdoor zijn ze in staat om het gesprek met de organisaties aan te gaan.” De concrete resultaten van deze investering verwacht hij in de loop van 2021. “Als de herinrichting afgerond is, gaan we optimaliseren. De verwachting is dat dit leidt tot minder incidenten en minder meldingen. Bovendien zal ook het aantal fouten afnemen omdat iedereen met duidelijke workflows werkt.” Uiteindelijk verwacht hij dat RDOG minder budget besteedt aan externen. “We kunnen niet alleen zelf veel meer. Als we toch consultants willen inhuren, weten we beter wat we nodig hebben. Dat scheelt ook weer tijd en kosten.”
Ria Pieck (RDOG)
Met de keuze voor de AFAS standaard laat RDOG een turbulente geschiedenis achter zich. Hoewel ze vooral ervaring had met het beheer van een tijdregistratiesysteem, ging Ria Pieck de uitdaging van het AFAS Beheer graag aan. “Ik heb een paar cursussen bij AFAS gevolgd, maar die voelden als losse puzzelstukjes. Tijdens mijn Succesbeheer Traineeship vielen alle stukjes in elkaar.”
Maikel van Meurs (RDOG)
Leren is een basisbehoefte van Maikel van Meurs. Als kersverse AFAS Beheerder kon hij zijn hart ophalen tijdens zijn Succesbeheer Traineeship. “Het Traineeship bood de kans om echt de diepte in te gaan. Bovendien ga je aan de slag in je eigen omgeving. De leercurve is heel steil als je kennis meteen aan de praktijk van je eigen organisatie kunt koppelen.”
Meer verhalen lezen?
“Werken aan de bagage en power om zelfredzaam te zijn”
Leon Harmsen (Trainer Opleidingen bij AFAS)
Als verantwoordelijke van het Succesbeheer Traineeship heeft Leon Harmsen al heel wat lichtingen trainees zien afzwaaien. En met plezier. “Ik vind het mooi om mee te werken aan de ontwikkeling van mensen en ze veel kennis mee te geven. Natuurlijk wil ik dat ze het Traineeship met een ‘blauw’ hart afsluiten. Maar het allerbelangrijkste is dat trainees als Succesbeheerder de kennis en energie hebben om zelfredzaam te zijn. Dus weten wat er met de software kan en in staat zijn zelfstandig een omgeving in te richten en te optimaliseren. Zo zorgen ze dat hun organisatie en collega’s profiteren van onze software.” Hij beantwoordt de belangrijkste vragen die trainees en hun managers hem vaak over het Succesbeheer Traineeship stellen.
Moet elke organisatie een Succesbeheerder hebben?
“In de huidige digitale wereld is software de ruggengraat van heel veel organisaties, ongeacht de producten of diensten die ze leveren. En hoewel ieder bedrijf uniek is, kun je standaardprocessen voor HR, financiën, inkoop of verkoop met software nu eenmaal efficiënter regelen. Een Succesbeheerder weet alles van de software én van de processen in een organisatie. Op die manier kan hij of zij alle processen goed inregelen en blijven stroomlijnen. Hoewel ik weet dat we veel verschillende klanten hebben, is het wel onze droom dat iedere organisatie één of meerdere Succesbeheerders heeft. Soms is een bedrijf gewoon niet groot genoeg. Toch is het zaak om een specialist de tijd en budget te geven om het maximale uit onze software te halen.”
Waarom moet een AFAS-klant zelfredzaam zijn?
“Iedereen staat bij AFAS achter het idee dat klanten zelfredzaam moeten zijn. En dat zijn geen loze woorden. Zeker Succesbeheerders moeten zelf met de software aan de slag kunnen. We helpen je natuurlijk op weg en delen graag onze kennis. Iedereen binnen AFAS draagt daar graag aan bij. Daarom zitten de trainees zoveel mogelijk fysiek bij ons op kantoor. Daar moeten zij zich 100% op hun gemak voelen. Zo creëren we een veilige omgeving waarin ze vrij zijn om alle vragen te stellen en bij iedereen aan te kloppen. De trainees moeten zich écht een AFAS-collega voelen tijdens het Traineeship. Mensen komen niet per se binnen als AFAS-fan maar het doel is natuurlijk om ze wel als fan weg te laten gaan. Ik wil zorgen dat ze ons DNA gaan begrijpen en meenemen naar hun eigen organisatie. Zelfredzaamheid geldt trouwens voor de trainees én voor hun organisatie. Wij willen niet dat een AFAS-consultant bij wijze van spreken een eigen parkeerplaats heeft. En de Succesbeheerder speelt daarbij een sleutelrol. Die doet de inrichting en optimalisatie zelf. Dat schakelt veel sneller, scheelt tijd en bespaart kosten die de organisatie anders aan externe consultants kwijt is.”
Waarom krijgt iedere trainee een buddy?
“Zoals gezegd kan je als trainee bij iedereen binnen AFAS terecht met vragen. Toch is het fijn om je eigen maatje te hebben waar je een paar keer per week mee spart. Met hem of haar bespreek je de stand van zaken en deel je vragen, ongemakken of anderen dingen. Alles om te zorgen dat mensen zich thuis voelen en hun tijd bij ons maximaal benutten voor hun eigen ontwikkeling. We stimuleren mensen altijd om zich uit te spreken. Dan kunnen wij handelen en bijvoorbeeld extra sessies organiseren. We regelen alles wat nodig is! Dat betekent trouwens niet dat we alle antwoorden maar gewoon oplepelen. We zetten de bordjes uit, maar het is aan de trainee zelf om de route te bepalen. Je buddy is daarbij de gids, want na het Traineeship moeten Succesbeheerders het wel zelf kunnen.”
Wat is het voordeel van werken aan een eigen case?
“AFAS biedt een uitgebreid aanbod cursussen en opleidingen. Die zijn echter hoofdzakelijk gericht op basiswerkzaamheden of juist meer specifieke onderdelen. In bepaalde gevallen is dat voldoende. Als het echt gaat om inrichting en optimalisatie is het vaak een ander verhaal. De demo’s in de cursussen zijn zeker waardevol, maar de praktijk is niet in een demo te vangen. Werken in een eigen omgeving is het beste om de software volledig te doorgronden. Bovendien is er dan een directe link met de eigen organisatie, die soms net weer afwijkt van de standaard. En in sommige gevallen is dan toch weer de hulp van een consultant nodig. Om dat te voorkomen, is het Succesbeheer Traineeship gebaseerd op een eigen praktijkcase. Werken en leren in de eigen omgeving en met eigen data. Dat is volgens ons de manier om het snelst meters te maken en opgedane kennis concreet toe te passen. En direct iets op te leveren aan de organisatie.”
“Mensen komen niet per se binnen als AFAS-fan, maar het doel is natuurlijk om ze wel als fan weg te laten gaan. Ik wil zorgen dat ze ons DNA gaan begrijpen en meenemen naar hun eigen organisatie. ”
Leon Harmsen
Waarom is er veel aandacht voor soft skills?
“We kunnen trainees nog zoveel handvatten bieden, uiteindelijk moeten ze het zelf gaan doen. In de praktijk zijn kennis en ervaring alleen onvoldoende om AFAS succesvol te optimaliseren. Dat vraagt ook andere vaardigheden of softskills. Een Succesbeheerder kan nog zulke mooie dingen maken, maar collega’s moeten er wel mee willen werken. Dat gaat niet vanzelf. Het is dus van belang dat trainees ontdekken hoe mensen werken en wat ze willen. Daarom is het cruciaal om managers en collega’s steeds mee te nemen in de activiteiten en ze bovenal de meerwaarde te laten ervaren. Dat doen we onder andere met aandacht voor omgaan met weerstand en met presentatievaardigheden. Mensen vinden verandering altijd spannend. Daarnaast heeft automatisering soms een negatief imago en ervaren mensen het als eng. Dat is de reden om trainees goed te bewapenen om hun eigen werk en het werk van hun collega’s leuker en makkelijker te maken.”
“In de praktijk zijn kennis en ervaring alleen onvoldoende om AFAS succesvol te optimaliseren. Dat vraagt ook andere vaardigheden of soft skills.”
Leon Harmsen
Wat is nou de opbrengst van het Traineeship?
“Dat is eenvoudig. Het Succesbeheer Traineeship is een eenmalige investering met een hoge ROI. Natuurlijk vraagt het investeringen in geld en tijd, maar de case levert een organisatie wel direct rendement op. Onze vuistregel is dat de case die de trainee oplevert aan het einde van het Succesbeheer Traineeship gelijk staat aan zes dagen consultancy. Door tijd te investeren, en onderdeel van de AFAS-bubbel te worden, kunnen trainees echt grote stappen zetten. Ze leggen een stevig fundament om uiteindelijk zelfstandig – én samen met collega’s – optimalisaties door te voeren. Afgestudeerde trainees kunnen zelfstandig aan de bak met toegang tot alle beschikbare kennis en ervaring. Bovendien kunnen ze sparren met collega-Succesbeheerders. Ze doen dus kennis en kennissen op!”